Жалобы и претензии

Порядок работы с претензиями, апелляциями и жалобами потребителей — АО «Национальный центр экспертизы и сертификации»

Жалобы и претензии

Порядок работы с претензиями, апелляциями и жалобами потребителей

(извлечение из стандарта общества  СТ.09 «Порядок работы с апелляциями, жалобами и претензиями потребителей» от 04.12.2017г. (с изм. № 10) , стр. 4-7 из 9)   Анисимова М.Б. (10.12.2017 г.)

5.2 Прием, регистрация апелляций, жалоб и претензий

5.2.1 Апелляции, жалобы и претензии, поступившие от заинтересованных сторон на бумажных, электронных носителях или в устной форме, (в том числе внутренние жалобы), а так же опубликованные в средствах массовой информации, регистрируются в день их поступления в журнале согласно СТ.09.01, титульный лист, которого оформляется в соответствии с требованиями СТ.02.

Апелляции, жалобы и претензии, поступающие в электронном виде, распечатываются секретарем на бумажный носитель и регистрируются в журнале.

Руководитель АО/филиала совместно (при необходимости) с юридической службой/юристом принимает решение в отношении поступившей жалобы, либо претензии, либо апелляции. В зависимости от принятого решения, руководитель АО/филиала направляет жалобы и претензии руководителю структурного подразделения, где обнаружена жалоба или претензия, апелляции в Апелляционную комиссию.

В случае получении апелляции, жалобы и претензии на системы(у) менеджмента или информации о негативной оценке деятельности ОПС/филиала, непосредственный исполнитель ставит в известность РОПС/УЛ и направляет служебную записку президенту/директору филиала с кратким изложением проблемы.

5.2.2 Центральный аппарат АО/филиал подтверждает получение апелляций, жалоб и претензий, в дальнейшем, сообщает подателю апелляции, жалобы и претензии о ходе работы и результат их рассмотрения.

5.3 Рассмотрение жалоб и претензий

5.3.1 Получив жалобу или претензию, ЦА/филиал определяет, касается ли данная жалоба или претензия деятельности ОПС/филиала, и если да, то начинает работу с ней.

По любой жалобе или претензии, поступившей в центральный аппарат/филиал, направляется запрос в адрес данного клиента.

5.3.2 Поступившая жалоба или претензия должна быть проанализирована руководителем подразделения, в которое она поступила.

При этом определяется:

  • относится ли жалоба или претензия к деятельности этого или иного подразделения ЦА/филиала;
  • имеет ли подразделение необходимые ресурсы и полномочия для разработки и внедрения результативных действий по жалобе или претензии.

5.3.3 Зарегистрированная жалоба или претензия анализируется руководителем подразделения с целью:

  • определения, действительно ли жалоба или претензия является недостатком в работе ЦА/филиала;
  • установления причины появления жалобы или претензии:
  • разработки необходимых корректирующих и предупреждающих действий.

Анализ производится на основании нормативных документов, определяющих требования к соответствующей работе или услуге. При анализе жалобы или претензии необходимо рассматривать:

  • причину появления жалобы или претензии;
  • взаимосвязанные функции/процессы/подразделения ЦА/филиала, имеющие отношение к жалобе или претензии;
  • финансовые затраты, которые необходимы для управления жалобой или претензией;
  • подготовку персонала.

5.3.4 Критерием для принятия решения правомочности претензии или жалобы являются требования, предъявляемые к соответствующей деятельности, изложенные в регламентирующих документах центрального аппарата/филиала. Результаты анализа претензии или жалобы являются основанием для принятия решения.

Решение, сообщаемое подателю жалобы или претензии принимается лицом (-ами), не задействованным (-ими) в предмете жалобы или претензии.

5.3.5 В случае обоснованности жалобы или претензии, разрабатываются и выполняются корректирующие и предупреждающие действия, назначаются сроки и исполнители. При этом разработанные корректирующие и предупреждающие действия должны быть такими, чтобы устранить причину появления жалобы или претензии и исключить возможность повторного появления подобных жалоб или претензий.

5.3.6 Результаты расследования и устранения причин жалоб или претензий обязательно доводятся до сведения Совета по качеству и подразделения-исполнителя, к деятельности которого относится данная жалоба или претензия.

Результаты анализа и обработки жалобы или претензии в письменном виде доводятся до сведения подателя жалобы или претензии, от которого данная жалоба или претензия поступила.

5.3.7 В случае необоснованности жалобы или претензии подготавливается ответ с доказательствами правильности действий ОПС/филиала применительно к случаю, указанному в жалобе или претензии. В ответе должны быть приведены ссылки на нормативные документы, в соответствии с требованиями которых выполнялась работа или предоставлялась услуга.

Результаты предпринятых действий по жалобам или претензиям доводятся до Совета по качеству АО/филиала.

Информация о жалобах или претензиях рассматривается при проведении анализа систем менеджмента руководством центрального аппарата /филиала и включается в отчеты об анализе систем менеджмента.

Центральный аппарат/филиал совместно с подателем претензии или жалобы, определяет, будет ли предмет жалобы или претензии и принятое по ней решение обнародованы, и если да, то до какой степени.

Источник: http://zkfnaceks.com/?id=41

Жалобы, претензии, запросы, обращения. Типовой порядок, регламент рассмотрения

Жалобы и претензии

Типовой порядок рассмотрения жалоб и претензий. Шаблон для адаптации. (10+)

Жалобы, претензии, запросы, обращения. Типовой порядок, регламент рассмотрения

Оглавление :: Поиск

Настоящий регламент будет полезен тем, кто разрабатывает аналогичный документ для своей компании или организации, и тем, кто подает жалобы и претензии, чтобы иметь представление, как их заявление обрабатывается.

Утверждено приказомгенерального директора

N _________ от ___________

Цели и задачи регламента

Настоящий регламент направлен на повышение информированности потребителей и качества оказания услуг (производства и реализации товаров), оперативное разрешение споров с потребителями, поддержание положительного имиджа компании (организации). Компания (организация) заинтересована в качественном информировании потребителей и в том, чтобы все спорные ситуации разрешались в кратчайшие сроки с максимальным учетом интересов потребителей.

Регламент устанавливает порядок приема запросов, обращений, жалоб и претензий, их рассмотрения, принятия мер и формирования ответов.

В целях настоящего положения под запросом или обращением понимается письменное обращение клиента с целью получения необходимой информации или принятия превентивных мер, внедрения улучшений и дополнительных услуг и возможностей.

В целях настоящего положения под жалобой или претензией понимается письменное обращение клиента, чьи законные интересы, по его мнению, ущемлены компанией (организацией).

Порядок приема запросов, жалоб и претензий

Компания (организация) принимает запросы, жалобы и претензии в офисах, по почте и в электронном виде через официальный сайт, расположенный по адресу https://_________________. Адрес и расположение офисов, где можно подать жалобу (запрос), указаны на официальном сайте компании.

При подаче жалобы (запроса) лично в офисе компании (организации), подателю выдается копия титульного листа его заявления с отметкой о приеме, датой приема и входящим номером.

При подаче жалобы (запроса) или претензии по почте в адрес подателя, указанный в качестве обратного адреса на письме, направляется уведомление о приеме жалобы к рассмотрению с указанием даты приема и входящего номера.

Заявления без обратного адреса не регистрируются и не рассматриваются. Податель жалобы (запроса) по почте должен проконтролировать получение уведомления о приеме. Неполучение такого уведомления может означать, что заявление не поступило в компанию (организацию).

В этом случае необходимо направить запрос повторно.

При подаче жалобы (запроса) или претензии в электронном виде на официальном сайте компании (организации) податель должен указать действительный адрес электронной почты для ответа.

На этот адрес направляется уведомление о приеме жалобы к рассмотрению с указанием даты приема и входящего номера. Неполучение уведомления может означать, что заявление не поступило в компанию (организацию).

В этом случае необходимо направить жалобу повторно.

В жалобе (запросе) должна быть изложена по возможности вся необходимая информация для принятия решения. Если жалоба (запрос) подается повторно, необходимо указать дату и номер первой жалобы (запроса). В заявлении обязательно необходимо указать способ связи с подателем (телефон, электронный адрес, способ отправки ответа на запрос (жалобу)).

Ответы на запросы (жалобы) могут направляться компаний (организацией) следующими способами: по электронной почте, по почте, выдаваться лично в офисах по компании (организации). Для получения ответа одним из этих способов, податель должен указать нужный способ.

В случае получения ответа по электронной почте необходимо указать действующий адрес электронной почты. В случае получения ответа по почте — почтовый адрес с почтовым индексом.

В случае получения ответа в офисе, необходимо указать адрес офиса, куда должен быть передан ответ.

Подателю жалобы (запроса) рекомендуем сохранять входящий номер для упрощения последующего взаимодействия.

Для учета запросов, жалоб и претензий ведется 'журнал учета запросов, жалоб и претензий'. Все принятые запросы, жалобы и претензии вне зависимости от способа получения заносятся в этот журнал.

В журнале отражаются следующие данные: дата поступления, входящий номер, форма поступления, наименование / ФИО подателя, номер предыдущей жалобы (запроса) (если подается повторно), дата и исходящий номер ответа, сотрудник, подготовивший ответ, форма передачи ответа.

Копии всех запросов, обращений, жалоб и претензий, документы по их рассмотрению, ответы помещаются в архив и хранятся там 10 лет

Все жалобы (запросы) и претензии, их копии, документы по их рассмотрению, ответы являются конфиденциальными с Категорией Б.

Порядок рассмотрения запросов, обращений, жалоб и претензий

Все входящие запросы, обращения, жалобы и претензии поступают в секретариат. Секретариат передает их в профильные подразделения.

Ответственный сотрудник, к которому поступил запрос, рассматривает его.

Если он полагает, что запрос, обращение или жалоба должны быть удовлетворены и имеет полномочия для принятия соответствующего решения, то он принимает решение, готовит ответ клиенту и передает ответ в секретариат для регистрации и передачи заявителю.

Если ответственный сотрудник полагает, что запрос, обращение или жалоба должны быть удовлетворены, но не имеет полномочий для принятия соответствующего решения, то он готовит и направляет представление лицу, имеющему соответствующие полномочия. В представлении обязательно должно быть указано, что оно составлено в ответ на запрос клиента, дата и входящий номер.

(читать дальше…) :: (в начало статьи)

Оглавление :: Поиск

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости, чтобы быть в курсе.

Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. . [1] сообщений.

Добрый день. После получения жалобы нами было проведено служебное расследование. Подавшему жалобу отправили письменный ответ о принятых мерах. Однако подавший жалобу требует протокол рассмотрения жалобы. Имеем ли мы право предоставлять протокол рассмотрения жалобы, ведь это внутренний документ? Какими законами регулируются данные вопросы. Спасибо. Читать ответ…

Еще статьи

Жалоба, претензия. Структура, формат, пример, шаблон, образец, текст, …
Жалоба, претензия. Правильный формат. Шаблон жалобы. Как ее правильно составить?…

Жалуемся. Жалоба, претензия. Куда, кому, как. Правильно составить, нап…
Жалоба. Как составить и подать жалобу, чтобы получить нужный результат? Как прав…

Объяснительная записка — правильное написание…
Объяснительная записка. Образец. Правильная структура, инструкция, пояснения по …

Как составить протокол совещания? Советы, инструкция…
Образец протокола совещания. Как составить стенограмму обсуждения. Как написать …

Планирование. План мероприятий. Пример, образец. Оценка рисков….
Образец плана. Оценка риска. Корректировка….

Практический опыт управления проектной группой. Делюсь….
После консультационного проекта мне предложили на некоторое время возглавить про…

Наемные работники, рабочие, сотрудники. Домашний персонал. Бригада стр…
Как нанять работника, чтобы он сделал нужную работу без проблем. Секреты успешно…

Как правильно привлечь аутсорсера для выполнения работ?…
Что такое аутсорсинг? Как привлечь аутсорсера к выполнению работ? Плюсы и минусы…

Источник: https://hw4.ru/doc-regulations-complaint

Технология работы с претензиями и жалобами клиентов

Жалобы и претензии

Грамотная работа с претензиями и жалобами клиентов позволяет компании выйти на новый уровень и получить конкурентное преимущество. Принято считать, что претензии и жалобы – это всегда плохо. Однако, это не так. Такие нарекания со стороны клиентов вскрывают болевые точки в вашей компании, над которыми можно и нужно работать.

Как правило, большая часть клиентов, которым что-то не нравится в вашей компании уходят молча, “по-английски”, и вы никогда не узнаете, что же их не устроило. И только 10% клиентов жалуется, ругается, давая вам возможность исправить ситуацию. Так воспользуйтесь этим шансом!

Что такое претензия? 

Для начала, предлагаем разобраться с понятиями.

Претензия (жалоба / рекламация) – это форма высказывания недовольства клиентом, связанная с нарушением обязательств со стороны компании.

В отличие от возражений клиентов, показывающих сомнения на этапе переговоров о покупке, претензия представляет собой неудовлетворенность сотрудничеством, результат обманутых ожиданий, нарушенных договоренностей.

Претензия – это всегда ситуация, когда клиент испытывает отрицательные эмоции. Но вот проявляются они у всех по-разному: кто-то кричит и яростно машет кулаками, а кто-то говорит тихо и спокойно, но так подбирает слова и расставляет акценты, что вы будете чувствовать себя абсолютно раздавленным.

Причины возникновения претензий и жалоб клиентов

1. Качество продукта / услуги

Такие претензии встречаются чаще всего. Если товар или услуга не соответствуют заявленным параметрам, клиент имеет право потребовать вернуть деньги или сделать замену продукта на аналогичный, но надлежащего качества.

2. Не соблюдение обязательств и договоренностей со стороны компании

Как правило, такие жалобы – результат плохой организационной работы внутри компании: отсутствие коммуникации между отдельными ее подразделениями, неоперативное решение вопросов, неудобный график работы, сложность заполнения документации и т.п. Эти претензии звучат в адрес руководства компании.

3. Качество обслуживания

Клиенты выражают недовольство некомпетентностью сотрудников, которые не могут дать исчерпывающие ответы на вопросы или качественно выполнить работы по доставке, установке и т.п. В этом случае объектом жалоб является персонал компании.

Как же быть компании, если она хочет что-то изменить во взаимоотношениях с клиентами?

Самое первое и главное – обучить сотрудников, взаимодействующих с клиентами, технологии работы с претензиями, жалобами, рекламациями клиентов. Не просто теорию дать, а отработать все на практике.

Есть ряд последовательных этапов, которые необходимо пройти, чтобы грамотно отработать претензии клиентов.

1. Внимательно выслушайте клиента

Дайте возможность клиенту “выпустить пар” и высказаться. При этом сами слушайте его молча, спокойно, только кивая в ответ или говоря короткие междометия “угу / ага”, если идет телефонное общение. Ваша задача – понять, что именно беспокоит клиента.

Наиболее распространенные ошибки на этом этапе: вести себя агрессивно, перебивать клиента – все это приводит только к усилению конфликта. Принимать агрессию клиента на себя тоже нельзя, клиент жалуется на компанию, но не на вас лично. Оставайтесь вежливым и спокойным.

2. Повторите суть высказанной претензии (жалобы) и убедитесь, что вы поняли ее правильно

“Очистите” услышанную от клиента информацию от его отрицательных эмоций и оставьте только самую суть проблемной ситуации, конкретизируйте ее. Выдержите паузу и дайте возможность клиенту подтвердить, что вы его правильно поняли. Это позволит снизить агрессию собеседника и перевести разговор в более конструктивное русло.

Никогда не пропускайте этот шаг, иначе есть риск, что вы начнете решать совсем не ту проблему, о которой вам говорил клиент.

3. Извинитесь

Искренне и от чистого сердца. Помните, любая фальшь чувствуется даже на расстоянии. “Мне жаль, что сложилась такая ситуация… Я тоже расстроен… Мне неприятно это слышать…”.

4. Признайте справедливость чувств, которые испытывает клиент

Присоединитесь к клиенту по эмоциям. Скажите, что в аналогичной ситуации вы вели бы себя точно так же. “Действительно, нужно отвечать за свои слова… Вы совершенно правы, я поступил бы точно так же…”.

5. Расскажите, что вы собираетесь предпринять, чтобы исправить ситуацию

Это возможность договориться, найти решение вопроса. Сделайте клиенту реальное предложение по его ситуации, а не обещание или объяснение. Пусть это будет вариант, который реально осуществить прямо сейчас. Не предлагается ему бонусы, скидки и прочие “плюшки” на будущее.

6. Обсудите с клиентом, что необходимо сделать, чтобы подобная ситуация не повторялась вновь

Или, если это невозможно, обсудите с ним, как вам совместно действовать в будущем для более быстрого и слаженного решения подобных проблем. Это еще одна возможность помириться с клиентом, восстановить репутацию компании, доверие к ней. Главное, в случае возникновения аналогичной ситуации, действительно выполнить все, что было обещано клиенту.

7. Поблагодарите клиента за то, что он обратил внимание на эту проблему

Скажите клиенту “Спасибо” за то, что он указал на слабые места, и у компании теперь есть возможность их исправить. Напишите клиенту благодарственное письмо и лучше руками. Так вы подчеркнете его значимость. Расскажите, какие выводы сделала компания, какие мероприятия были проведены и что еще планируете сделать. Пишите искренне и от чистого сердца, без всяких канцеляризмов и штампов.

Точное и последовательное соблюдение всех шагов технологии работы с претензиями и жалобами клиентов позволит компании и ее сотрудникам разрешать самые сложные и запутанные ситуации и сохранять хорошие отношения с клиентами.

Источник: https://donskih.ru/2017/05/tehnologiya-raboty-pretenziyami/

Работа с жалобами и претензиями клиентов — алгоритм работы

Жалобы и претензии

Поступление претензии со стороны клиентов еще не означает, что предприниматели допустили ошибку в ведении деятельности. Для владельцев бизнеса основная задача — это наладить общение с потребителями.

Грамотно используя алгоритм для рассмотрения поступающих заявлений от покупателей, есть возможность найти выход даже из сложных ситуаций — например, когда проданный товар действительно оказался некачественным.

В зависимости от типа претензии зависит и содержание инструкции, ведь в соответствии с этим отличаются сроки, которые предоставляются законодательством российским компаниям.

Что такое работа с жалобами и претензиями покупателей?

В России принята общая процедура работы с претензиями клиентов, однако многие компании совершенствуют алгоритм этой технологии. При соблюдении существующего основного алгоритма гарантированно повысится лояльность со стороны покупателя. А все потому, что клиент будет знать: представителям компании важно знать его мнение, и они готовы вести двустороннее общение. 

Данная процедура поможет максимально близко приблизиться к потребителю. Благодаря этому, возможно будет не только заслужить уважение клиента, но и лучше узнать суть проблемы.

Подробности о том, как составить ответ на претензию покупателя, имеются в данном материале.

Какие основные способы работы с жалобами и претензиями?

Даже если жалоба является необоснованной, игнорировать ее все равно не нужно.

В современных книгах, основы которых должны знать бизнесмены, описываются основные способы для рассмотрения заявлений от клиентов:

  • Эмоциональное сопереживание;
  • Аргументация и непосредственно помощь;
  • Открытые вопросы;
  • Извинение;
  • Проверка удовлетворенности покупателя.

Способ выбирает сам предприниматель в зависимости от конкретной ситуации.

Правила работы с жалобами и претензиями клиентов

С покупателями необходимо работать по инструкции. С ними никогда не нужно быть агрессивными, но и в чрезмерную защиту вступать нет необходимости. Внимательно изучайте обращение и соглашайтесь нести ответственность.

Потребности покупателя нужно удовлетворить как можно быстрее. Если немедленное решение не является возможным, рекомендуется в ответе покупателю максимально точно указать, когда появившаяся проблема будет решена. На каждом этапе нужно вести близкое общение с потребителем, и проверять насколько он удовлетворен.

Основная задача для предпринимателя — это определение причины, из-за которой могла поступить жалоба.

Важно определить сразу, в каком состоянии находится потребитель — в спокойном, агрессивном или раздражительным. Нужно выяснить и как сам сотрудник, допустивший ошибку, разобрался в возникнувшей ситуации.

Одно из главных правил в существующим алгоритме — это постоянное стимулирование обратной связи.

Еще стоит прочитать о том, какие имеются требования к оформлению книги жалоб и предложений.

Регламент по работе с жалобами и претензиями покупателей

Зачастую в компании принимается положение о работе с претензиями клиентов, и оно является общедоступным. Клиенты имеют возможность ознакомиться с текстом этого регламента на официальном сайте.

Начинается регламент с общих положений и определений главных понятий. Далее описываются инструкции для клиентов на предмет того, как они могут подавать жалобы. Ключевым местом в регламенте является сам алгоритм для рассмотрения жалоб.

Образец регламента по работе с претензиями покупателей

Ознакомившись с его содержанием, можно убедиться, что главное в тексте — это порядок предъявления жалоб и порядок их рассмотрения.

Относительно инструкции обжалования указывается, что сообщение составляется в письменной форме. Допускается возможность написания заявления через электронную почту или ым способом — по телефону.

Сообщение не должно быть анонимным. В него вписывается или ФИО для физического лица, или наименование для юридического лица. Также упоминается адрес для обратной связи.

Покупателей просят описывать проблему максимально подробно.

В порядке рассмотрения записывается, кто является ответственным и сколько времени есть на решение возникнувшего вопроса. Обязательно предусматривается оформление письменного ответа для потребителя.

Скачать образец регламента

Алгоритм работы с жалобами и претензиями покупателей

В разных компаниях частично порядок работы с претензиями клиентов может отличаться, но в целом он схожий. Максимум на следующий день обращение поступает ответственному лицу. Заявление должно быть зарегистрировано в Журнале обращений. Далее назначается расследование с участием сотрудников компании.

После этого подготавливается мотивированный ответ для жалобщика. На всю процедуру дается около пяти-десяти дней. Результат рассмотрения тоже должен быть внесен в Журнал. После этого ответ подписывается руководителем и отправляется клиенту.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (1 4,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://bankitb.ru/pretenzii/reglament-po-rabote-s-zhalobami-i-pretenziyami-pokupatelej.html

Жалоба, претензия, рекламация – в чём отличие?

Жалобы и претензии

Часто в деловых отношениях возникают некоторые спорные моменты или ситуации, когда права или интересы одной из сторон были ущемлены. Зачастую их можно решить, не доводя дело до судебной тяжбы. Для этого следует использовать официальные документы, такие, как жалоба, рекламация и претензия.

  • 1 Различия
  • 2 Жалоба
  • 3 Претензия
  • 4 Рекламация

Жалоба – это требование устранить нарушение законных прав и интересов, составляемое в письменной форме, адресуемое со стороны любого гражданина уполномоченному государственному органу или местным властям. Также жалоба может подаваться на действия или бездействие органов власти, когда речь идёт о нарушениях правовых норм.

Право обратиться с жалобой к властям регулирует 33 статья Конституции РФ и Федеральный закон №59. Претензия – это требования в письменном виде одной стороны к другой стороне о надлежащем исполнении взятых на себя обязательств.

К основным поводам подачи претензий относят случаи, когда:

Если вы хотите узнать, как в 2019 году решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.
  • нарушены сроки исполнения договорных обязательств;
  • нарушены пункты договора, что повлекло причинение ущерба;
  • не выполняются платёжные обязательства.

Рекламация является одной из разновидностей претензии. Это претензия, которую предъявляет покупатель или заказчик продавцу, поставщику либо подрядчику касательно ненадлежащего качества или недостающего количества товара, что было обнаружено в гарантийный период.

Это могут быть требования устранить недостатки, снизить цену, возместить убытки или причинённый ущерб.

Рекламация может быть подана, когда:

  • были получены товар или услуга неудовлетворительного качества;
  • сорвана производственная деятельность;
  • сроки оказания услуги или поставки товара не были соблюдены;
  • продукция поставлена в неполной комплектации;
  • стоимость товара или услуги была намеренно завышена.

Различия

Основное отличие жалобы от претензии и рекламации состоит в том, что жалоба относится к административно-правовым отношениям, а претензия и рекламация – к гражданско-правовым. Рекламация и претензия – это инструменты для урегулирования споров в деловых и торговых отношениях до суда.

Жалоба – способ восстановить законные права и интересы. С одной стороны находится чиновник, представитель власти, в чьих полномочиях имеется возможность удовлетворения жалобы, а с другой стороны – лицо, чьи интересы были нарушены.

Между рекламацией и претензией существенных различий нет. Но стоит отметить, что претензию можно направить в любое время, а рекламацию – только в период гарантийного срока. Также есть небольшие нюансы в составлении этих бумаг.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.

Жалоба

Текст должен содержать:

  • данные получателя (ФИО, должность);
  • данные отправителя (ФИО, адрес);
  • сам предмет жалобы;
  • просьба об удовлетворении жалобы;
  • дата и подпись составителя.

Подать ее можно, отнеся лично в приёмную должностного лица либо направив по почте.

Претензия

В тексте письма-претензии необходимо указывать:

  • наименование компании или контактные данные лица, кому эта претензия направляется;
  • наименование компании или контактные данные составителя;
  • название, номер документа;
  • список нарушений (необходима ссылка на договор между сторонами);
  • предъявляемые требования;
  • дату, подпись.

Рекламация

В акте рекламации следует указывать:

  • название юрлица или ФИО физлица, кому рекламация адресована;
  • название компании или ФИО составителя;
  • контактные данные сторон;
  • название, дата, номер документа;
  • ссылку на договор;
  • описание товара или услуги, к которым имеются претензии;
  • основания для рекламации (несоответствие качеству, количеству и т. п.);
  • доказательства нарушения – фото, видео, чеки, накладные, акт экспертизы и т. д.;
  • требования;
  • дату, подпись составителя.

Рекламация может быть написана как на специальном бланке, так и на обычном листе формата А4.

Есть несколько способов отправки письма с претензией и акта рекламации:

  1. Заказным письмом почтой отправить оба экземпляра. В письме должна быть просьба отправить обратно второй экземпляр с пометкой о получении.
  2. Передать бумагу лично в руки виновной стороне.
  3. Отправить по электронной почте. Этот способ самый ненадёжный, так как письмо может попасть в спам.

Перед отправкой претензии или рекламации необходимо очень внимательно изучить договор. Возможно, то, что отправитель претензии считает нарушением, прописано в соглашении как норма.

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Источник: https://zakonguru.com/zpp/zhaloba-pretenziya-reklamaciya.html

Работа с жалобами клиентов: как превратить недовольного клиента в постоянного

Жалобы и претензии

Независимо от того, какого размера ваш бизнес, у вас всегда будут клиенты, недовольные его качеством. Многие из них станут жаловаться на работу вашей компании, что может негативно отразиться на её репутации. В этой статье мы хотели бы рассказать вам, как работать с жалобами клиентов, умело устранять их, а также правильно на них реагировать.

Жалобы и претензии клиентов: кто виноват?

Жалобы клиентов могут быть обоснованными или нет, но работать надо с обоими типами, вне зависимости, прав клиент или нет. Своевременная и качественная реакция на жалобу клиента позволит не только не потерять клиента, но и построить долговременное сотрудничество.

В случае обоснованной жалобы клиента вина лежит конкретно на вас или вашей компании. Допустим, у вас есть магазин мясной продукции, где по невнимательности продавцы отпустили испорченный товар. Естественно, это вполне логично, что покупатель останется недовольным и начнёт жаловаться.

При необоснованных жалобах вашей вины (или вины сотрудников вашей компании) нет, однако клиент по какой-то причине считает иначе. И даже в этом случае вам нельзя оставлять его недовольство без внимания. Мы ещё вернёмся к этой теме, а пока ответим на один волнующий многих вопрос.

Почему работа с жалобами клиентов имеет важнейшее значение

Все знают, что означает термин «сарафанное радио». Так, в любом бизнесе многие новые клиенты приходят по рекомендации старых.

Если вы не будете обрабатывать жалобы и претензии клиентов, вы рискуете вызвать негативные комментарии прежних клиентов в адрес вашей компании, отпугивая тем самым других людей, которые ещё не успели познакомиться с вашим бизнесом, но вполне могли бы стать постоянными клиентами.

Всё это обязательно приведёт к тому, что репутация вашей компании испортится. Именно поэтому работа с жалобами клиентов имеет первостепенное значение. Вовремя устраняйте претензии, и они попросту забудутся.

Работа с претензиями клиентов: основные рекомендации

Перечисленные ниже советы помогут вам лучше справляться с недовольством своих клиентов:

1. Фиксируйте жалобы клиентов письменно

Это особенно важно для среднего и крупного бизнеса, так как вне зависимости от количества жалоб, часть из них может остаться незамеченными. Менеджеры по работе с клиентами должны записать претензию недовольного человека, чтобы ваша команда в дальнейшем имела возможность найти способы её устранения.

2. Если провинились, устраните жалобу максимально быстро

Если жалоба обоснованная, и вы или ваши сотрудники провинились, ответ на претензию клиента должен поступить максимально быстро, иначе злость клиента может обернуться для вас лишними проблемами и подпорченной репутацией.

Как в этом случае устранить недовольство? Во-первых, извинитесь и объясните, что это полностью ваша вина, и вы понимаете, почему клиент злится.

Но мало клиентов, которые удовлетворятся только словами прощения, а потому предлагаем вам один из следующих вариантов:

– скидка недовольному клиенту на следующую покупку;– компенсация затрат на совершенную покупку;– подарок в целях извинения;

– дополнительная услуга, оказанная бесплатно.

Вот увидите, после подобных действий недовольство клиента как рукой снимет, и не исключено, что он напишет о вас положительный отзыв.

3. Реагируйте даже на необоснованные жалобы

Вы же ещё не забыли про «сарафанное радио»? Тогда вы должны понимать, что даже необоснованные жалобы портят репутацию. В этой ситуации рекомендуем вам объяснить клиенту, что вины вашей компании нет и сделать ровно то же, что и при обоснованной претензии: предложить подарок или скидки. Это слабо отразиться на доходе, но вы сможете сохранить репутацию и не потерять клиента.

4. Воспринимайте жалобы и претензии как способ стать лучше

В ответ на претензию клиента не нужно злиться и пытаться доказывать свою правоту. Советуем вам просто прислушаться, ведь часто в жалобах можно найти то, что сделает ваш бизнес лучше.

Кто-то недоволен качеством ваших услуг? Быть может, оно и вправду хромает? Пусть каждая жалоба станет стимулом для улучшения.

Те компании, которые умеют слушать своих клиентов, всегда на шаг впереди конкурентов!

5. Наладьте обратную связь

Если у вас нет своих операторов на телефоне или в онлайн режиме, которые работают с претензиями, кому будет жаловаться клиент? Другим людям, но никак не вам.

Поэтому настоятельно рекомендуем вам наладить обратную связь с людьми, чтобы при возникновении претензий они связывались с вашей компанией, а не рассказывали всем вокруг, как плохо вы с ними обошлись.

Будьте максимально открыты клиенту: оставьте контакты руководства в свободном доступе, работайте с операторами колл-центра, отслеживайте претензии по электронной почте и форме обратной связи.

Работа с претензиями клиентов: заключение

Жалобы — нормальное явление, с которым непременно столкнется любой бизнес.

 Как бы идеально ни была построена работа, коммуникация с клиентами, уровень обслуживание и насколько бы ни было велико качество предлагаемого товара/услуги, недовольные всегда найдутся.

Правильно реагируйте на претензии, а главное — прислушивайтесь к ним, чтобы сделать свою компанию ещё лучше. Мы желаем вам процветания и побольше довольных клиентов!

Источник: https://piter-trening.ru/rabota-s-zhalobami-klientov/

Иски, заявления, претензии, жалобы

Жалобы и претензии

Иск — применительно к российскому законодательству — это требование, предъявляемое истцом в судебном или арбитражном порядке, и вытекающее из принадлежащего истцу права в силу договора или по иным основаниям, предусмотренным в законе.

Хотя следует обратить внимание на то, что само понятие иска в законодательстве не закреплено, что, в свою очередь, позволяет учёным вести дискуссии на эту тему.

Так, существуют различные теории раскрытия сущности этого правового феномена — как материального понятия, процессуального, имеющего двойственную природу и двух раздельных понятий как для материального, так и для процессуального права.

Иск — это средство защиты через суд (в том числе третейский суд и арбитражный суд) нарушенного или оспариваемого права или охраняемого законом интереса.

Претензия — требование кредитора к должнику об уплате долга, возмещении убытков, уплате штрафа, устранении недостатков поставленной продукции, проданной вещи, выполненной работы. До предъявления иска, вытекающего из отношений между организациями, обязательно предъявление претензии.

Жалоба — обращение гражданина в государственные или иные публичные органы, их должностным лицам, в судебные органы по поводу нарушения его прав и законных интересов.

Заявление — официальное обращение гражданина (нескольких лиц) в государственный орган или орган местного самоуправления, администрацию учреждения, организации или к должностному лицу, не связанное, в отличие от жалобы, с нарушением его прав и законных интересов и не содержащее просьбы устранить такое нарушение, а направлено на реализацию прав и интересов заявителя или на устранение тех или иных недостатков в деятельности предприятий, учреждений, организаций. 3аявления могут быть поданы и в письменной и в устной форме. Порядок их рассмотрения аналогичен порядку рассмотрения жалоб.

Здесь представлены различные образцы исков, заявлений, претензий, жалоб (самые распространенные), которые могут вам понадобиться.
Но, необходимо учитывать, что не существует универсальной формы указанных документов и каждый образец  должен составляться, в зависимости от конкретной жизненной ситуации.

Иски:

  Исковое заявление о расторжении брака                                              
  Исковое заявление о взыскании денежных средств (о возмещении убытков, при чиненных заливом квартиры при тушении пожара)        
  Исковое заявление о взыскании заработной платы в связи с задержкой выдачи трудовой книжки              
  Исковое заявление о возмещении ущерба, причиненного ДТП                                                                  
  Исковое заявление о расторжении договора и взыскании убытков, неустойки и возмещении морального вреда                            
  Исковое заявление об определении доли в праве совместной собственности и разделе земельного участка                                
  Исковое заявление об устранении препятствий к общению с ребенком и определении порядка общения с ребенком                               
  Исковое заявления о взыскании средств на содержание родителей                                                     
  Исковое заявление о порядке общения с ребенком                                                                   
  Судебный приказ о взыскании алиментов                                                              
  Исковое заявление о признании брачного договора недействительным (полностью либо частично)                                              

Заявления:

  Заявление о признании гражданина недееспособным                                                        
  Заявление о признании безвестно отсутствующим                                                                       
  Заявление об устранении неправильности записи акта гражданского состояния                                                                               
  Заявление об установлении факта регистрации брака                                                                    
  Заявление об установлении факта нахождения на иждивении                                                                     
  Заявление об установлении факта родственных отношений                                                                  

Претензии:

  Претензия о замене товара ненадлежащего качества или возврате денежных средств                                                                         
  Претензия об уменьшении стоимости товара в связи с его ненадлежащим качеством                                                                                 
  Претензия о взыскании неустойки                                              
  Претензия о компенсации морального вреда                                                                      
  Претензия о компенсации морального вреда, причиненного медицинским учреждением                                                               

Жалобы:

  Жалоба на нотариальные действия или на отказ в их совершении                                                     
  Апелляционная жалоба на решение Арбитражного суда 

    Просим обратить внимание!
Представленые здесь бланки и образцы документов получены из открытых источников и могут быть не актуальны на текущий момент времени.

Администрация сайта не несет никакой ответственности за неактуальность опубликованных образцов и бланков (подобные виды документов часто подлежат обновлению). Мы стремились представить Вам здесь максимально полезную информацию.

                                                           

Если вы не нашли то, что искали или вам необходимо составить индивидуальный пакет документов — обращайтесь непосредственно к нам, используя контактную информацию. Звоните, поможем!  Для Вашего удобства в разделе «Контакты» приведена схема проезда.

Источник: http://ceae.ru/uridsoprov-iski-pretenzii.htm

Личный юрист
Добавить комментарий